онлайн система по управлению проектами и задачами

Сегодня обновили систему «Проекты и задачи», добавив в систему новые возможности, которые существенно упростят работу с проектами.

Что нового:

1. Добавлен журнал всех изменений над проектом

При просмотре проекта теперь появилась колонка, которая отображает историю изменений над проектом: участник, дата и время изменений. В текущей версии история показана кратко, но, если эта функция будет востребована, то будет разработаны более широкие возможности этого журнала. А именно - возможность посмотреть что именно было изменено, посмотреть версию проекта до внесения изменений и т.п.

2. Добавлена возможность установить свой статус (отношение) к проекту, а так же возможность отобразить все проекты согласно этому статусу

При просмотре проекта теперь можно сделать свою пометку по нему, которую будут видеть другие участники проекта. Т.е. установить так называемый «пользовательский статус проекта» или «отношение к проекту».

Для чего это нужно?

Пример №1

Допустим, возникла ситуация, при которой вам необходимо отписать комментарий по проекту, но перед этим необходимо будет над ним подумать, т.е. проще говоря, необходимо вернуться к этому проекту спустя некоторое время. Так как проектов, которые вам доступны, может быть много, то возникает вероятность просто забыть про этот проект. Мало того, еще и нужно сообщить другим участникам проекта о том, что вы отпишите комментарий по нему позже.

Как быть в такой ситуации? Просто написать комментарий, что ответ будет позже? Да, это частично решит проблему, участники будут знать, что вы думаете. Но, не решит проблему того, что вы можете про это забыть.

Вот как раз для решения подобных вопросов и поможет эта функция. Для этого достаточно вписать в «Пользовательский статус» фразу «Необходимо подумать» и все участники проекта будут видеть это.

Пользовательский-статус.png

А когда подойдет время чтобы перебрать проекты, над которыми вам необходимо подумать, достаточно будет отобразить все проекты (кнопка «Фильтр» в главном меню) в которых вы установили статус «Необходимо подумать»

Фильтр-проектов.png

Пример №2. Сотрудникам УАГ Казань

Данный пример я опишу специально для сотрудников УАГ Казань.

Итак, благодаря функции «Пользовательский статус» организовать, оптимизировать процесс предварительного рассмотрения эскизных проектов (рекламных конструкций, объектов архитектуры) можно следующим образом:

Когда вы просмотрели проект и отписали по нему комментарий, или отложили проект на доработку, установите пользовательский статус проекта (ваше отношение к нему) в нем. Например: «Согласен», «Не согласен», «Необходимо доработать», «На подпись» и т.п. Это позволит всем участникам проекта оперативно оценить состояние проекта. А также сформировать список из всех проектов по определенному статусу конкретного сотрудника. Например, сформировать список всех проектов, которые предварительно согласованы и отравлены на подпись руководителем.

0
25 Июля 2012, 19:44
4626 Евгения1:

Александр!

Вопрос такой. У некоторых пользователей много проектов. Хотя их количество тоже ограничено объемом в профиле. «на подпись»-«не согласен» — это очень удобно как для пользователей, так и для сотрудников УАиГ. И то, что проекты выстраиваются по алфавиту тоже удобно. Но я бы хотела предложить такую сортировку внутри. Единый список разделить на несколько «строк» или столбцов в таблице. Например, те проекты, которые отмечены «на подпись» сразу бы скидывались в отдельную строку или столбец (оседали внизу) под заголовком «проекты на подпись». Может быть даже не нужно было бы писать «На подпись». Просто нажать на кнопку и проект «проваливается», а пользователю на почту приходит это самое «На подпись». (по мере подписания в бумажном виде Лия или пользователь смогли бы их сразу удалять), другие остаются в строке «в обсуждении». А там в свою очередь можно сделать на некоторые проекты отметку «СРОЧНО». Бывают ситуации, когда заказчики не могут ждать. Например, повесили вывеску, а паспорт не подписали, им пишут предупреждение контролирующие органы, дают отсрочку в несколько дней, а потом штрафуют. В этой ситуации пользователь готов «подвинуть» рассмотрение других проектов с тем, чтобы специалисты просмотрели «горящий» объект в первую очередь. А сейчас просмотр ведется по мере поступления проектов или в хаотичном порядке. Некоторые проекты подолгу висят. Чтобы нельзя было постоянно пользоваться этой уловкой «срочно», можно, чтобы в этой графе висело не более 3- 5 проектов одновременно. Как Вы считаете?

4634 roosit:

В почтовых программах есть такая фишка, как автоматическая сортировка входящих писем по папкам. Если этот принцип переложить на решение вопроса касательно «разделителя строк», то думаю, будет вполне удачная реализация. Опишу подробнее, как это будет работать:

  1. Пользователь создает виртуальную папку, назовем ее пока рабочим словом «Папка контроля».
  2. Далее пользователь настраивает условия поступления проектов в эту папку. Допустим, условие: помещать в нее все проекты, которым был установлен статус «На подпись» участника «Участник1» и отправлять мне уведомление об этом.
  3. Теперь, когда «Участник1» устанавливает статус проекту «На подпись», то проект автоматически дублируется в «Папке контроля»

Для «Папок контроля» можно выделить отдельную страницу или даже вообще разместить их на Главной странице, а так же можно разместить в проводнике. Здесь нужно будет подумать.

Данная реализация позволит пользователю самостоятельно настраивать правила сортировки проектов, их перемещения и т.п.

Но, у этой реализации есть и минус – это перегрузка интерфейса. Т.е. наличие множества фишек дает обратный эффект, а именно, вместо удобства начинается путаница с множественными непонятными кнопками на доске проектов.

Кстати, сейчас, при изменении статуса, уведомление на почту не высылается. Потому, как и так уже огромных поток уведомлений-писем уходит участникам.

Теперь касательно «СРОЧНО».

Очень сложный вопрос на самом деле. У кого-то один-два проекта, а у кого-то их десятки, а порой доходя до сотни.  В одном случае один проект из пару — срочный, в другом случае десять срочных проектов из сотни. А система не имеет право выделять по принципу свой-чужой. Для системы все равны.

Я думал над этим вопросом и не однократно его поднимал на закрытом обсуждении. Есть варианты решений, но окончательного решения пока нет. Вот наброски идей, наиболее подходящих:

Идея 1. Выделять квоту 10% в месяц на срочный проект.  Т.е. рассмотрели в прошлом месяце 10 проектов, значит, есть квота на 1 проект в статус «СРОЧНО». Если 9 проектов, то 10% не формирует целый проект, значит, квоты нет. И т.д.

Идея 2 (сложная по реализации, но интересная, с правом на жизнь). Создать систему набора балов на ПЗ, с последующей возможности тратить эти балы на разного рода преимущества. Допустим, касательно УАГ Казань. Разместили «чистый», красивый проект в системе — получили плюс от сотрудников УАГ, разместили «грязный», недоработанный проект – получили минус. Написали интересный комментарий в блоге, например, с предложением на улучшение как это, получили еще плюс. Набрали 10 плюсов, можете в любой момент потратить их на то, чтобы выделить любой свой проект жирным, с возможностью переноса проект в начало списка среди других проектов.

Опять же, все это пока на уровне идей, но работа над ПЗ идет плотная, поэтому, будем двигаться вперед, а там уже будет видно, что да как.

4694 Евгения1:

Вы знаете, вчера Вам написала это письмо, а сегодня после приема оно уже стало неактуально. Почему-то именно Управление архитектуры этим постоянно отличается. Видимо, лихорадит его как-то чтоли? Вы уж извините, за эмоции, и может быть за не относящуюся к Вам информацию, которой я сейчас поделюсь, но это Вас косвенно тоже касается, тем более завтра собрание. Теперь получилось так, что уже нет смысла в разделе «на подпись». Почему-то кроме Рената Марсовича больше никто из специалистов в ПЗ не заглядывает. При этом вырисовывается такая картина, что практически все проекты в бумажном виде будет просматривать теперь Татьяна Георгиевна в неприемное время. Поэтому строка «На подпись» уже себя изжила. Теперь, кроме рассмотрения эскизов Ренатом Марсовичем в ПЗ, мы все те же эскизы будем распечатывать и носить в бумажном виде в отдел, оттуда ей они будут уходить на рассмотрение, а потом возвращаться с некоей резолюцией. И опять же эта практика, скорее всего, будет иметь временный характер, т.к. скоро Жанна Владимировна выйдет из отпуска и 80% на то, что процедура поменяется. Я уже писала о том, что работать при постоянно изменяющихся правилах, при кардинально различающихся вкусах у специалистов (а конкретнее, у рукводящих, а не рядовых сотрудников!) очень и очень сложно. У меня есть один проект, где Жанна Владимировна категорически согласовывала только объемные световые буквы на фасаде, размещаемые по вертикали (и только по вертикали!). Ренат Марсович там категорично разрешал только горизонтальный (!) световой короб (!) — никаких букв! никакой вертикали! Работа встала. Несколько недель не пробить эту стену. Заказчик уже согласен на все! Лишь бы хоть что-то подписали. Наконец вопрос сам разрешился: Жанна Владимировна ушла в отпуск. Мы сделали паспорт на горизонтальный световой короб. Ренат Марсович его подписывает. Сдаю в отдел. Через неделю прихожу забирать, а мне выдают перечеркнутый проект, где рукой Прокофьевой под ее подписью написано — объемные световые буквы (но не короб!) по горизонтали (!) Это уже третий вариант!!! То ли смеяться, то ли плакать! Поэтому кнопка «на подпись» более не актуальна, мне думается… Татьяну Георгиевну невозможно к ПЗ подключить?

4697 roosit:

Самое главное — это не делать поспешных выводов. Двадцать пять человек (посетители УАГ) уже сделали поспешный вывод и написали коллективную жалобу в ФАС. Теперь, вместо того, чтобы сосредоточиться на развитие функционала Планеты задач, я вынужден тратить большое кол-во времени на отстаивание интересов системы. А главное, в отличие от других госучреждений, обратите внимание, УАГ делает все возможное для того, чтобы упростить процесс согласование. Сайт УАГ, внутренняя ГЕО-информационная система, Планета задач в качестве инструмента и много другое – все это сделано силами сотрудников управления, без дополнительный оплаты и каких либо поощрений. А, если хотите, я могу озвучить цифру, сколько бы это стоило, если заказать подобный софт в компании. Цифра с шестью и более нулями. Да и чего уж говорить, даже почетной грамоты от города не получили за эту работу… Хотя, самая большая грамота – это благодарность посетителей. Недавно я читал письма благодарности в адрес начальника управления касательно ПЗ, честно скажу, приятно видеть результат многомесячной работы. Приятно видеть, как посетители стали экономить существенно на процесс взаимодействия с УАГ.

Но, вы правильно подметили, УАГ действительно сейчас лихорадит. Впереди Универсиада, необходимо навести порядок в рекламных конструкциях. Ведь даже по моему, не дизайнерскому мнению, в Казани в отношении фасадов улиц — беда. Эти вывески затмили все что есть! Глаза поднять на фасады больно. Одна реклама, ни какой архитектуры. Мне даже очень понравилось высказывание Жанны Владимировны – «Фасад улицы это не доска объявлений, это облик города». Лично я бы предложил бы создать вывеску – надпись при входе в УАГ с этой фразой.

Помимо рекламных конструкций, сейчас сотрудники УАГ чуть ли не круглосуточно выполняют иную работу по облику города. И при всем при этом, лично мне становиться не по себе, когда я вижу Рената Марсовича вечером, к концу рабочего дня. Тот объем работ, который сейчас свалился на УАГ, он просто пугает.

Вы правильно сделали, что написали этот комментарий. Это хороший пример, даже более того, это показательный шаг другим, что необходимо идти на прямые диалоги. Я обязательно завтра подниму этот вопрос, описанный в комментарии.

Однажды, я спросил посетителя, почему вы не высказываетесь на ПЗ? Зачем доводить дело до жалоб в другие органы? На что мне ответили – «Боимся последствий»

Какие могут быть последствия??? Не нужно поступать радикально! Всегда можно договориться, найти компромисс, тем более, когда обе стороны в этом заинтересованы. Пишите комментарии к блогам, создавайте публичные проекты на форуме, если нужно, я создам дополнительные инструменты. Все это в общественном доступе. Здесь нет какой-либо корпцензуры. Ведь, если вы заметили, я не на стороне УАГ и не на стороне посетителей, я на стороне здравого смысла. Я не удаляю с доски общения, даже самые каверзные вопросы, пока они не перестанут быть актуальными. А если будет необходимо, то и удаленные сообщения с перепиской всегда могу восстановить из архива.

4744 Мансур:

Да, Александр. тебе я не завидую. Вся общественность у Нас такая. Всё прогрессивное уничтожается И в резльтате страна Наша там… А вообще ты молодец. Так держать!

© Планета задач - все права защищены. Работает на Абрикос 0.5.5.2
info@taskplanet.ru