онлайн система по управлению проектами и задачами

Дата и время собрания пока не определены.

Вопросов для коллективного рассмотрения очень много. Поэтому, чтобы не превращать собрание в бесформенные споры, дебаты, и достичь конкретные результаты, нам необходимо сформировать план-программу с уже заранее подготовленными вопросами от посетителей УАГ.

Вступительное слово и часть поступивших вопросов вы можете просмотреть в первой части: Июньское собрание дизайнеров в УАГ

В этой записи опубликованы вопросы/предложения поступившие на Планету задач от посетителей УАГ Казань из различных источников (техподдержка, почта, Интернет-приемная УАГ и др.), которые так же будут подниматься на собрании дизайнеров УАГ Казань.

Просим всех желающих ознакомиться с этими вопросами и если есть свои – дополнить в комментариях.

Если вы отправляли свои вопросы/пожелания, но здесь не увидели их, пожалуйста, продублируйте их в комментариях или отправьте на почту info@taskplanet.ru указав в теме письма «вопросы на собрание УАГ Казань». Переработать пришлось огромный объем информации, возможно, что-то я мог пропустить.

Список вопросов/пожеланий

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Предлагаем ввести следующие изменения в процедуру рассмотрения дизайн-проектов:

1. Ввести временной регламент для всей цепочки сотрудников рассматривающих проект. Например: все сотрудники участвующие в рассмотрении проекта обязаны написать свои замечания в течении 2-х дней (как и заявлено на сайте).

2. На уточняющие вопросы (комментарии) пользователей по проекту сотрудники обязаны ответить также в течении 2-х дней, при необходимости внести графические пояснения на эскизе.

3. Если проект уже прошел согласование в электронном виде, принимать проекты в любой рабочий день, на 1 этаже. Это позволит разгрузить сотрудников отдела дизайна в приемные часы.

4. Выдавать согласованные проекты по мере готовности в любой рабочий день, на 1 этаже. Регистрировать проекты не в присутствии посетителей, а заранее, что позволит не создавать очередь.

5. Уведомлять заявителей о стадиях прохождения дизайн-проекта по электронной почте или через SMS-сообщение.

6. Для облегчения работы сотрудников УАГ и ускорения рассмотрения проектов всю информацию которую сотрудник УАГ вносит вручную в журнал, можно сделать специальную форму на сайте «Планета задач», данные в которую будет вносить сам заявитель, перед тем как передать проект на подпись в УАГ. После внесения данных проекту присваивать уникальный код, используя который можно будет отслеживать стадии рассмотрения проекта. Код печатать в углу дизайн-проекта. Сотрудник УАГ используя код сможет получить всю информацию из базы данных по проекту. Используя сканер штрих-кода можно вводить информацию в компьютер автоматизировано.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

1. Предлагаю добавить данные о просмотрах другими участниками проекта — количество, дата просмотров. Эти данные нужны для отражения эффективности их работы (действия или бездействия). 

2. На основании данных по всем проектам размещенных на «Планете задач» можно будет анализировать работу сотрудников УАГ — время проведенное на «ПЗ», кол-во просмотренных проектов, оставленных комментариев, скорость рассмотрения и пр

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Чтобы не съедать огромное количество памяти, может быть стоит предусмотреть такой момент, чтобы страничку с картинками и  со всеми замечаниями, например, по тем же отложенным по разным причинам проектам, можно было сбросить на комп. автора и не занимать память на сервере, а когда придет время, снова подключить к системе и работать дальше?

А если работать как сейчас, то через пару месяцев вы сами откажетесь от процедуры электронного согласования из-за отсутствия памяти на сервере. Или будете эти серверы покупать с регулярностью в 2-3 месяца. Либо принудительно удалять наши проекты, по которым нет движения больше месяца, но которые в итоге нам все равно потом будут нужны и придется их повторно согласовывать по нескольку раз. Делать одну и ту же работу. У меня есть проекты (хранятся эскизы) по которым заказчик возобновлял работу через год. И таких не так уж и мало.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Будьте добры, разъясните каков регламент рассмотрения документа, Дизайн-проекта, после ответа на комментарий Р.Мустафина?

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Если «Планета задач» позиционируется как инструмент для гос.органов, тогда логично сделать ее максимально публичной, наверное, пребывание на сервисе не является гостайной. Сотрудники находятся на «ПЗ» в рабочее время, их з/плата — деньги налогоплательщиков. Соответственно статистика работы с проектами будет частично отражать эффективность распределения фонда з.платы. Также данная статистика должна быть доступна организациям осуществляющим контрольные функции над органами власти.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

1. Когда мы согласовываем размещение рекламной конструкции на земельном участке, привязку фундамента на топосъемке и к сетям проверяет инженерный отдел. Он к Планете задач, судя по всему, не подключен. Как с этим быть? Приносить распечатки в отдел? Ходить самим или их подключат?

Ответ Р.М.Мустафина: Пока д/п связанные с сетями прошу приносить в бумажном виде для паралельного рассмотрения в инж.отделе

2. Тот же вопрос по поводу отдела согласования проектов (входных групп, реконструкции фасадов). Там тоже огромные очереди постоянно.

3. Было бы замечательно, если бы был создан в электронном виде архив по согласованным концепциям. Нередко специалисты сами на память не помнят, какая концепция по данному зданию была согласована и рекламщиков также отсылают искать в архиве эти концепции, отстаивать очереди, отвлекать специалистов. А если бы был этот ресурс в общем доступе для просмотра, дизайнерам не приходилось бы рисовать варианты впустую, заказчики сразу понимали бы, что им согласуют, а что нет. И сотрудникам управления меньше приходилось бы писать отказов, просматривая заведомо неверные дизайнерские решения. Понятно, что это работа не маленькая отсканировать все концепции из архива. Но это нужно делать. А потом просто автоматически Лия будет перекидывать из проектов Планеты задач концепции в эту базу. Ничего сканировать уже не придется.

Ответ Р.М.Мустафина: Будем работать, желание уже есть давно!

4. Хотелось бы составить график рассмотрения эскизов или обозначить хотя бы какой-то лимит по времени. Специалисты в отделе быстро просматривают и регулярно, каждый день. Жанна Владимировна тоже, если не каждый день, то через день. С Ренатом Марсовичем сложнее. Некторые проекты быстро, а по некоторым выдерживаются паузы. Особенно с теми, которые претерпели поправки. Может быть, они как-то неверно в системе отображаются после корректировки? Может сделать, чтобы они горели каким-то другим цветом, чем остальные?

Ответ Р.М.Мустафина: Я рассматриваю д/п после Белицкой после всех поправок и снятия замечаний

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Предлагаю. Может быть, эскизы как-то отдельно не в проекты отправлять, и не мучить Лию понапрасну. До паспорта в 80% случаев не доходит в итоге. А если и доходит, то через пару-тройку месяцев иногда. А эскиз приходится хранить и занимать память.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Прошу дополнить планету средством «живого» общения посредством Skype или агент mail.ru

Бывают случаи, когда решить проблему посредством написания сообщений не получается. Для таких случаев хотелось бы иметь возможность позвонить посредством видеосвязи. А также хорошо бы, чтобы у пользователей системы была возможность общаться в чате.

Дополнительно можно поставить программу и web камеру для каждого рабочего места в управлении архитектуры, чтобы дать возможность людям общаться и оперативно решать скопившиеся проблемы.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Наших клиентов, и нас в том числе, очень волнует вопрос о принятии того или иного решения. Например, в Управлении наружной рекламы и информации г.Казани существует Административный регламент Предоставления Муниципальным казенным учреждением «Управление наружной рекламы и информации Исполнительного комитета муниципального образования города Казани» муниципальной услуги по выдаче разрешения на установку рекламной конструкции и согласованию размещения средства наружной информации на территории города Казани, где полностью прописан алгоритм их действий. Как, и на какой основе, в соответствии с чем (пункт постановления, ст. закона), они могут отказать в согласовании, и они работают по этому алгоритму. При этом они рекомендуют конкретные действия (что сделать или переделать), чтобы уладить ситуацию.

В Управлении архитектуры и градостроительства Исполнительного комитета г.Казани существует такой документ, как административно-художественный регламент.

Мы учитываем в работе все содержание данного документа, при этом получаем комментарии «переделать». Что переделать, что именно не нравится — об этом история умалчивает.

Проблема в том, что наши заказчики не понимают таких замечаний. Они начинают задавать вопросы:

  1. На каком основании отказано в размещении?
  2. А что согласуют?
  3. У соседа висит такая же конструкция, причем только что согласована, почему мне отказывают?

Когда мы отвечаем, что эскиз, утвержденный заказчиком, Вам не нравится, они приходят в бешенство. Если бы Вы ссылались на конкретный закон или постановление, тогда бы таких проблем не возникало. Сейчас заказчики очень грамотные в области законодательства, каждый второй имеет юридическое образование, им необходимо все обосновать. Многие заказчики готовы обратиться в суд.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Есть ли возможность убрать, скажем, какой-то «зависший» проект, по которому заказчик на 3 месяца приостановил работу, в отдельную папку или в архив, чтобы он не висел постоянно на виду и не мешал работе с текущими документами. Но чтобы была возможность через какое-то время вернуть его обратно? Не хотелось бы его удалять, т.к. по нему уже есть замечания от специалистов.

0
16 Июля 2012, 16:12
4110 Наталья:

Вопрос к Ренату Марсовичу:

Для предварительного рассмотрения дизайн-проекта специалистами нужно прикреплять их всех к проекту? Сейчас в отпускной период не угадаешь, кто будет рассматривать. С другой стороны, если все начнут высказыватьсвоё мнение, можем оказаться в ситуации «сколько людей, столько и мнений», тогда необходим один «решающий голос».

Пока это получается не очень… Конкретная ситуация: дизайн-проект по Камалеева 14 был согласован предварительно в виде эскиза с Ж.В. Когда принесла в отдел дизайн-проект (03.07.12), удалила из планеты эскиз, прикрепила дизайн-проект, Ж.В. согласовала, написала на «подпись». Своего проекта после этого три приёма я найти не смогла, пока не обошла все кабинеты. Дизайн-проект был у Качайкиной (вместе с другими 5 проектами также согласованными Белицкой), но в Планете Качайкина не была прикреплена, т.к. до этого комментарии писали Диана и Илюза (как специалисты отдела, когда Дарья была в отпуске).

Вот и получается, что без конкрепного разделения полномочий в отделе даже Планета не помогла ускорить процесс. А сейчас возник вопрос по креплению конструкции, т.е. задержка регистрации проекта ещё на неопределённое время.

В связи с этим вопрос: можно ли чётко регламентировать работу отдела — кто за что отвечает и от кого персонально получать ту или иную информацию. Очень сложно работать, если сначала один специалист не возражает против размещения, а другой вносит свои корректировки… Конечно, удобнее работать в системе, где есть специалист, принимающий окончательное решение (даже если до этого технические моменты и обсуждаются с девочками из отдела) Сейчас получается, что нет гарантии регистрации проекта после согласования эскиза (а ведь с момента эскиза приходится тратить финансы и время на топосъёмку, работу дизайнера, распечатку проекта). Да и договорные отношения с заказчиком выстраивать практически невозможно — либо рискуешь потерять вложенные в создание дизайн-проекта деньги, либо не выполнить условия договора по согласованию рк. Замкнутый круг какой-то...

4553 tv116:

Предлагаю:

1.По результатам собрания опубликовать резолютивную часть (решение).

2.В качестве стенограммы выложить видеозапись.

4578 roosit:

1. Хорошее предложение, подумаю, как это сделать.

2. Видеозапись производиться не будет, по крайней мере, нашими силами. Если кто из участников сделает такую запись, тогда да, выложить можно.

© Планета задач - все права защищены. Работает на Абрикос 0.5.5.2
info@taskplanet.ru