онлайн система по управлению проектами и задачами

УВАЖАЕМЫЕ АРХИТЕКТОРЫ, ДИЗАЙНЕРЫ И ДРУГИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛИ СЕРВИСА «ПЛАНЕТА ЗАДАЧ»!

«Планета задач» создана исключительно нашими силами, без какой либо поддержки государства, т.е. ни одной копейки из бюджета на разработку и поддержку выделено не было. Мало того, весь исходный код системы открыт, т.е. вы можете совершенно спокойно создать свой подобный сервис ни копейки не потратив на систему.

Мы каждый день вкладываем свои силы, для того, чтобы процесс согласования сделать в ногу со временем, лучше и удобнее как для посетителей, так и для сотрудников. И те, кто уже научился работать с системой, понял ее возможности, благодарят нас за нее, за то, что эта система экономит кучу их времени. Позволяет к проекту прикреплять всех заинтересованных лиц. Некоторые проекты, например, содержат более 5 участников (менеджер, руководитель, заказчик, несколько специалистов УАГ). Т.е. вы можете совершенно спокойно прикрепить к проекту любое кол-во участников и совместно обсуждать его. Причем проекты не обязательно создавать для согласования в УАГ. Некоторые пользователи, например используют Планету задач в своей работе, вообще не связанную с УАГ.

Конечно как любой новый «продукт» сервис «Планета задач» можно ругать, хаять, не соглашаться в нем работать. Пользоваться сервисом никто ВАС не заставляет! Вы так-же как раньше можете приносить дизайн проекты в УАГ и они будут рассмотрены в установленные регламентом сроки.

Мы же предлагаем ВАМ совместно развивать сервис. Ваши предложения, замечания нас только радуют и мы постараемся их учесть при дальнейшей разработке.

На следующей неделе проведем в зале УАГ форум дизайнеров. Чтобы наша работа прошла плодотворно предлагаю направить Ваши вопросы и предложения предварительно, мы подготовимся к ним и ответим наиболее полно. Что хотелось обсудить:

— Порядок работы в сервисе «Планета задач» (как крепить документы, сроки исходных фото, как работать с замечаниями и т.д.)

— Комментарии, вопросы.

— Регламент работы сервиса

— Другие вопросы, касающиеся всего процесса рассмотрения и согласования дизайн проектов (ждем Ваших предложений)

Все вопросы и предложения размещайте в комментариях к этой записи.

С Уважением Ренат Мустафин – первый заместитель начальника УАГ. 

0
01 Июня 2012, 17:59
1586 roosit:

Уважаемые посетители УАГ Казань.

В обратной связи с вами мне постоянно поступают предложения о необходимости в проведении общего собрания в здании УАГ. Но, судя по тишине в комментариях, создается впечатление, что эта необходимость остается только на уровне слов.

1591 rmmustafin:

Если не будет вопросов к собранию, собрания не будет. Просто поговорить можно и без собрания.

Рассылка точно прошла?

1596 mila_reklama:

Добрый день! Дизайн-проекты действительно рассматриваются быстрее. Спасибо за разработку «планету задач». Только вот почему ооочень медленно рассматриваются в рамках этой программы эскизы? (а в Управлении в бумажном виде ни раз терялись)

1597 rmmustafin:

Эскизы чего? Конкретно что терялось?

1598 roosit:

Да, рассылка прошла точно.

1601 mila_reklama:

Зимой 1. терялся эскизный проект оформления входной группы по ул Салимжанова 15/8б. Приносила несколько раз. Результат-согласован, подписан.

2. 15 мая отдала на рассмотрение несколько эскизных проектов-ни одного пока нет. То ли действительно так долго рассматривается, то ли уже боюсь что потерялись. 2 эскиза по ул. Фучика, 64, корпус 3 (эти эскизы добавила дополнительно в планету задач), эскиз на оформление входной группы по ул. Бондаренко, 23 (был предоставлен вместе с копией проекта входной группы).

1614 rmmustafin:

Давайте разбираться.

Фучика в системе видел, только не понял что мы там согласовываем. Бондаренко,23 в системе не видел, может пропустил что-то.

1626 mila_reklama:

Фучика 1. размещение штендера 2. декоративное панно. Бондаренко в системе нет, так как сдавала в «бумажном» виде. Скана проекта входной группы у меня нет, копию сдала в Управление.

2039 Евгения1:

Вопросы такие.

1. Когда мы согласовываем размещение рекламной конструкции на земельном участке, привязку фундамента на топосъемке и к сетям проверяет инженерный отдел. Он к Планете задач, судя по всему, не подключен. Как с этим быть? Приносить распечатки в отдел? Ходить самим или их подключат?

2. Тот же вопрос по поводу отдела согласования проектов (входных групп, реконструкции фасадов). Там тоже огромные очереди постоянно.

3. Было бы замечательно, если бы был создан в электронном виде архив по согласованным концепциям. Нередко специалисты сами на память не помнят, какая концепция по данному зданию была согласована и рекламщиков также отсылают искать в архиве эти концепции, отстаивать очереди, отвлекать специалистов. А если бы был этот ресурс в общем доступе для просмотра, дизайнерам не приходилось бы рисовать варианты впустую, заказчики сразу понимали бы, что им согласуют, а что нет. И сотрудникам управления меньше приходилось бы писать отказов, просматривая заведомо неверные дизайнерские решения. Понятно, что это работа не маленькая отсканировать все концепции из архива. Но это нужно делать. А потом просто автоматически Лия будет перекидывать из проектов Планеты задач концепции в эту базу. Ничего сканировать уже не придется.

4. Хотелось бы составить график рассмотрения эскизов или обозначить хотя бы какой-то лимит по времени. Специалисты в отделе быстро просматривают и регулярно, каждый день. Жанна Владимировна тоже, если не каждый день, то через день. С Ренатом Марсовичем сложнее. Некторые проекты быстро, а по некоторым выдерживаются паузы. Особенно с теми, которые претерпели поправки. Может быть они как-то неверно в системе отображаются после корректировки? Может сделать, чтобы они горели каким-то другим цветом, чем остальные?

2119 roosit:

Да, в старой версии проектов была проблема именно с теми проектами, которые претерпели правку. В новой версии «Проекты и задачи» исправленные проекты помечаются в отдельный список. Так же в ближайшее время будет обновление, где к проекту можно будет присваивать «статус специалиста». Это позволит еще на порядок упростить работу с проектами.

 

2120 airat_001:

Всем Здравствуйте !

Обратился в техподержку решил опубликовать так как вижу в этом проблему:

Я: Добрый вечер! Почему новую часть: проекты и задачи никто не смотрит.

«Старые проекты» рассмотрены. а новые видимо никто и не заглядывает. Почему?

Ответ: Так и есть, Вы не подкрепили к проекту сотрудников первой инстанции. Непосредственно специалистов, которые рассматривают первыми проекты и только после их вынесения к рассмотрению подключаются руководители. Сейчас я их подкрепил.

Я: Мне не нужно чтобы смотрели эти сотрудники первой инстанции.

Те кто профессионально, занимается рекламой и паспортизацией наверняка( занимаемся этим более 9 лет) рисуют и нуждаются в согласовании с руководителем. Девочки, которые сидят в отделе вносят только путаницу. Прошу отменить эту функцию. Должно быть по желанию прикрепление тех сотрудников, которые необходимы. Девочек из отдела Мы каждый прием видим и общаемся они доступны. Ваш сервис нам нужен, чтобы иметь возможность показать проблемные эскизы и совместно с начальством решить возникшую проблему. Почему Вы думаете, к Жанне Владимировне всегда большая очередь? Она недоступна и часто уезжает в приемное время на совещания.

Прошу убрать из программы 1 инстанцию или сделать ее по желанию. Предлагаю провести опрос пользователей на тему, что они хотят видеть на данном сервисе. Какие услуги ждут от сервиса. Мое мнение — Сейчас в сервисе много лишнего… — это путает потребителя. Хотелось бы чтобы все было просто и оперативно. Среди пользователей системы растет недовольство. В настоящее время Ваш сервис усложняет работу пользователей, а не ускоряет. Прошу оказать содействие и предпринять необходимые шаги. Всё таки для Нас –потребителей госуслуги этот сервис делается?

Проблема в том, что если кто не подкрепил сотрудников первой инстанции то дизайн-проекты висят и их никто не смотрит.

Что касается собрания дизайнеров – необходимо, чтобы девочки из отдела городского дизайна обзвонили всех из списка, (в списке есть телефоны всех заинтересованных), который мы совместно сформировали. Необходимо, чтобы на этом собрании присутствовали всё руководство.

А так писать на форуме и ждать, что все откликнуться это неправильно. Многие просто еще не умеют пользоваться.

Собрания хотят абсолютное большинство просто читать форум пока никто не умеет. Желательно, чтобы собрание (которое уже 2 раза отменяли) состоялось в один из приемных дней, возможно перед приемом.

Давайте устранять недочеты и вводить новые возможности и очереди в кабинеты уйдут сами.

Хорошо бы ввести возможности видеоконференции или хотябы чата.

С наилучшими пожеланиями ИП Гарафутдинов А.Р.

2131 rmmustafin:

Спасибо за предложения и замечания, будем по ним работать. Моментального решения не будет, задачи которые Вы ставите решаемые но требуют времени.

1. Когда мы согласовываем размещение рекламной конструкции на земельном участке, привязку фундамента на топосъемке и к сетям проверяет инженерный отдел. Он к Планете задач, судя по всему, не подключен. Как с этим быть? Приносить распечатки в отдел? Ходить самим или их подключат?

  — Пока д/п связанные с сетями прошу приносить в бумажном виде для паралельного рассмотрения в инж.отделе

3. Было бы замечательно, если бы был создан в электронном виде архив по согласованным концепциям.

— Будем работать, желание уже есть давно!

4. С Ренатом Марсовичем сложнее

Я рассматриваю д/п после Белицкой после всех поправок и снятия замечаний


2144 rmmustafin:

Уважаемый Айрат Гарафутдинов!

Спасибо за Ваши вопросы и предложения.Прошу терпимее отнестись к нашим стараниям хоть как-то упростить процесс согласования д/п. Что касается Ваших вопросов:

Я: Мне не нужно чтобы смотрели эти сотрудники первой инстанции.

— они нужны для предварительного рассмотрения и проверки соответствия нормам и правилам. Если у Вас супер проект и без замечаний они так и напишут без замечаний и Белицкая и я уверено будем рассматривать д/п 

Почему Вы думаете, к Жанне Владимировне всегда большая очередь? Она недоступна и часто уезжает в приемное время на совещания.

— система для того и делается что Белицкая, Мустафин дистанционно в любое время без привязки к рабочему месту согласовывали д/п

 Сейчас в сервисе много лишнего… — это путает потребителя

— Что лишнее, что путает конретно?

Что касается собрания дизайнеров – необходимо, чтобы девочки из отдела городского дизайна обзвонили всех из списка

— девочки из отдела не обязаны это делать. Собрание еще не назначалось и поэтому отменится оно не могло. Инициаторами собрания являетесь Вы и поэтому можете всех проинформировать, подготовить вопросы, предложения. По времени определимся.

Хорошо бы ввести возможности видеоконференции или хотябы чата.

Согласен провести видеоконференцию, пожалуйста организуйте, у  нас  оборудования для этого нет. Если организуете свой чат пригласите. Мы предлагаем БЛОГИ можете участвовать.

 


2176 Евгения1:

На самом деле Айрат прав. Собрание по процедуре согласования дизайн-проектов действительно назначалось. Сотрудники отдела городского дизайна собирали списки рекламщиков, которые будут присутствовать на этом собрании, всех приглашали на него и записывали наши телефоны, чтобы потом перезвонить и уточнить время собрания. Даты 2 раза назначались конкретные, а затем отменялись. Инициатива этого собрания была обоюдная, как со стороны Управления, так и со строны рекламщиков. Каждый прием (можете заглянуть на 6 этаж) коридоры полны людьми, которые толкаются у дверей кабинетов Жанны Владимировны, 601 и 606, бурно обсуждают сложившуюся ситуацию. Думаю, не стоит ждать вопросов, все вопросы будут заданы на собрании. Нужно просто через 606 кабинет опять объявить точную дату и время и все явятся. 2 раза люди приходили и возвращались ни с чем.

2192 rmmustafin:

Может я не курсе. А кто назначал собрание?  Я ведь только ЗА. Но вопросы прошу представить заранее, чтобы подготовиться. 2 раза люди куда приходили, кто договаривался или назначал время?

2212 Евгения1:

Вопросы у рекламщиков начали подниматьмя с момента передачи полномочий Фомину (когда вводится новый человек в процедуру, даже если он не совсем новый, люди, естественно, хотят с ним познакомиться, понять его требования к проектам, его образ мыслей), а с введением программы Планета задач вопросы сильно обострились, не все в ней разобрались, частые сбои, случайное удаление проектов и т.п. раздражает людей. Когда за дверями Вашего кабинета постоянно слышны гневные высказывания, логично, что придется реагировать. Точно неизвестно, кто назначал время. Но вероятнее всего Жанна Владимировна, либо сам Фомин по ее просьбе. Люди ведь ее атакуют больше всего. Предполагалось, что на собрании будет присутствовать руководство. В настоящее время все, конечно, понимают пользу программы, но бытует мнение, что пока программа «не обкатана», позволить в качестве альтернативы продолжать рассматривать «бумажные» эскизы и проекты. Отдел же не принимает больше бумажные эскизы, ссылаясь на распоряжение руководства. Главный вопрос, скорее всего, будет этот, и второй — по срокам рассмотрения проектов. Это основные темы, которые обсуждаются в коридорах.

2226 Евгения1:

И еще один вопрос, который, несомненно, всех волнует — это сложность согласования. Сейчас рекламщики должны «угодить» двоим-троим людям с совершенно противоположным мнением, хотя все они архитекторы, работают в одной инстанции, руководствуются одними и теми же нормативными положениями и правилами, присутствуют на одних и тех же совещаниях. Но при этом выдвигают совершенно противоположные требования к дизайну. И при этом говорят об одном и том же вопросе (это ведь не инженерный отдел, не отдел проектов, не бухгалтерия и не юристы)! Рекламщики, в связи с этим, находятся в очень тяжелом положении. На практике происходит спор о вкусах, хотя все мы знаем с детства поговорку «о вкусах не спорят». Если основной руководитель принимает окончательное решение, тогда логичен вопрос Айрата, почему нужно подкреплять всех остальных специалистов, если их мнение как архитекторов в конечном итоге, если не совпадёт с мнением руководителя, не принимается во внимание? Зачем требуется столько народа отвлекать от работы, просматривать огромный объем почтовых сообщений? В Управлении наружной рекламы тоже есть своя иерархия, но там этот вопрос не возникает. Все проекты просматривают только специалисты. Подписывает основной руководитель — начальник управления. Но решение о согласовании или отказе принимают специалисты. И к кому из них не попади — их заключение будет идентично заключению остальных (это проверено опытным путем и не раз). Споров и различий во мнении как между специалистами, так и по иерархии нет вообще. Очень сложно угодить мнению всех, а иногда просто невозможно, когда эти мнения противоположные.

2252 user285:

Здравствуйте!

Прошу рассмотреть предложение по оптимизации согласования дизайн-проектов СНРиИ.

Действующий порядок согласования следующий:

1 этап – согласование в Управлении архитектуры и градостроительства (преимущественно с точки зрения городского дизайна), сейчас – в электронном виде (считаю это нововведение удобным и перспективным);

2 этап – согласование в Управлении наружной рекламы и информации (преимущественно с точки зрения юридически правильно оформленных дизайн-макетов, правоустанавливающих и иных документов) (уже в бумажном виде, совместно с пакетом документов).

Считаю, необходимо в обязательном порядке подключить специалистов МКУ Управление наружной рекламы и информации к рассмотрению дизайн-проектов в электронном виде, для своевременного контроля за оформлением. Данное предложение обусловлено действующим с апреля 2012 г. запретом на исправления ошибок в дизайн-макете «вручную», а также с точки зрения комплексного рассмотрения и согласования. Впоследствии можно унифицировать заявления, их подачу в электронном виде, и сделать согласование дизайн-макетов максимально простым и быстрым по принципу «одного окна». 

С уважением, Олег Балашов 

2269 airat_001:

Здравствуйте, уважаемый Ренат Марсович! Прочитал сегодня предысторию, чтобы быть в курсе, что обсуждали и какие проблемы у людей. Был глубоко удивлен, что планета задач создана исключительно на добровольных началах и без финансирования из бюджета. Жаль, что нет возможности финансирования из бюджета, для ускорения процесса интеграции электронных услуг в сферу согласования эскизов. Я восхищен такими добровольными начинаниями. Система действительно удобная, учитывая, что ее создали бесплатно на одном энтузиазме.

 Что касается выше заданных вопросов:

1. С девочками из отдела городского дизайна мы общаемся каждый прием, все возникающие вопросы решаются легко, они всегда стараются пойти навстречу, и при этом весь негативный поток эмоции обрушивается именно на них. У многих посетителей дизайн-проекты, даже рассмотренные в планете задач, долгое время не подписываются и как бы зависают. Причины сложившейся ситуации не ясны. Вроде просто: поставить подпись, печать, присвоить номер дизайн-проекту.  Тем не менее возникают сложности. В этом основная причина всеобщего недовольства.

2. Так уж случается, что возникает очередь, которая после очередного пропущенного приема только удваивается. Чтобы показать масштаб проблемы, мы можем разместить фотографии очереди в блоге на каждый приемный день. У каждого из нас своя сложная работа. Каждый вторник, четверг мы приезжаем в Управление архитектуры в надежде решить накопившиеся проблемы. В результате, простояв в очереди 3 часа, не попадаем на прием или прием изначально оказывается отменен. Как мы должны реагировать? Планета задач, к сожалению, пока не может на 100% заменить живое общение. Бывает, возникает ситуация, когда нужно обязательно попасть на прием.

Жанна Владимировна – это несомненно очень умная красивая женщина, обладающая феноменальной памятью. Поскольку она для нас просто незаменима, то хотелось бы, чтобы приемы не отменялись, либо в случае необходимости такой отмены, ее полномочия на это время были делегированы другому человеку.

3. Сейчас в сервисе много лишнего… — это путает потребителя (вопрос вспомогательный)

— Что лишнее, что путает конкретно?

Меня лично ничего не путает. Многие пользователи не понимают (пока сидим в очереди идут обсуждения) для чего в интерфейсе пользователя такие подпункты как календарь, финансы (у потребителя сразу возникает мысль, что это всё платно), блокнот.

Я понимаю, что эти пункты,  возможно, перешли со стандартной системы. Если можно, хорошо бы их «открутить».

4. Из блога: (— девочки из отдела не обязаны это делать. Собрание еще не назначалось и поэтому отменится оно не могло. Инициаторами собрания являетесь Вы и поэтому можете всех проинформировать, подготовить вопросы, предложения. По времени определимся.)

По поводу обзвона всех желающих: это была инициатива отдела городского дизайна. Началось всё с того, что кто-то из посетителей, недовольный, записался на прием к начальнику управления с жалобой на отдел городского дизайна и на очереди, которые он заснял на видео. После чего было инициировано собрание, которое было назначено в предпраздничный день перед 9 мая, которое не состоялось. После чего назначили еще одно собрание, к сожалению не помню дату, в 13.30, в приемный день. Все рекламное сообщество приехало, но его тоже отменили по причине отсутствия начальника управления на рабочем месте, так как он еще не вернулся из отпуска.

Мы все понимаем, что помимо согласования наших дизайн-проектов у Вас много другой работы, ну Вы поймите и нас: за каждым специалистом семья, дети – не сделав свою работу по той или иной причине он ничего не заработает, не заработают рабочие на производстве, нечем платить аренду.

Ну вот теперь планируется 3-е собрание, просим Вас назначить время и уведомить всех через отдел городского дизайна.

С уважением ИП Гарафутдинов Айрат Рустэмович 

2272 rmmustafin:

         Планета задач, к сожалению, пока не может на 100% заменить живое общение

Вы правы, задача 100% и не стоит. Главное чтобы Вы и специалисты УАиГ привыкли предварительные вопросы обсудили без приезда в УАиГ и только после предварительного согласования распечатывали паспорт и привозили в УАиГ в любое для Вас удобное время!

        Многие пользователи не понимают (пока сидим в очереди идут обсуждения) для чего в интерфейсе пользователя такие подпункты как календарь, финансы (у потребителя сразу возникает мысль, что это всё платно), блокнот.

— Все это совершенно бесплатно, я сам пользуюсь этими модулями и привык. Очень удобно для организации своего рабочего места, более того я попросил даже стикеры сделать, чтобы уйти от бумажных. Когда привыкаешь ко всем этим «причендалам» не нужны бумажные блокноты, все через нетбук, айфон, айпад и тд.

    По поводу собрания.

Я прошу прощения (правда моей вины не было) что не получилось собраться. Я все таки настаиваю чтобы вопросы были заданы предварительно! Я хочу предварительно их обсудить в коллективе и на собрание выйтти уже с решением или предложением. Если вопросы и упреки будут только на собрании ничего конструктивного не будет.

2273 rmmustafin:

Угождать всем не надо! Если сделали все профессионально, настаивайте. Другое дело что большинство д/п делается чтобы отбить денги и лишь бы подписали. В этом случае о ДИЗАЙНЕ остается только мечтать. Поэтому предварительно рассматривать будут специалисты на соответствие общепринятым нормам.

По поводу принятия паспортов только после электронного рассмотрения, в отдел вы можете приносить и без электронного рассмотрения, никто не имеет право не принимать документы. По срокам через электронное рассмотрение будет быстрей. 

По поводу споров о разных мнениях:

Вы работаете в сфере дизайна и архитектуры! Эти споры были, есть и будут и от  этого никуда не уйдешь. Если работа делается профессионально вопросов и споров меньше, если сделано непрофессионально тогда извините...

2274 rmmustafin:

Олег спасибо.

Желание сделать согласование паспортов в электронном виде совместно с Управлением рекламы у нас есть, это на будущее. А пока мы с Вами должны доказать жизнеспособность этой системы в рамках одного управления, убрать шероховатости, сделать понятным и удобным интерфейс и после этого предложить подключить в систему специалистов Управления рекламы. Кстати рассмотрение всех документов (юридических и др.) также можно проводить предварительно ЭЛЕКТРОННО в нашей же системе, просто на до дописать программу с последовательным рассмотрением.

2278 Евгения1:

Здравствуйте! Олег! Вы заглянули в далекое будущее. Но сейчас это слишком преждевременно. Не стоит в эту «кашу» добавлять еще и Управление наружной рекламы. Все мы помним недавние ежепятничные «рабочие группы», на которых присутствовали представители УНРиИ, Муллин и другие представители. Помните, как долго рассматривались проекты, сколько побочных требований возникало, не относящихся к данным проектам, в какой растерянности пребывали рекламщики от противоречивости выводов представителей этих групп. Только-только начали от этого отходить, как Вы опять предлагаете вернуться. Вы, видимо, не так давно этим занимаетесь, поэтому возникают вопросы с исправлениями в дизайн-проектах. По этому вопросу можно проконсультироваться в наружке даже по телефону, они всегда готовы помочь и объяснить.

2391 airat_001:

Здравствуйте Всем. Я полностью согласен с Евгенией по поводу Управления наружной рекламы. Управление наружной рекламы сейчас работает достаточно четко и слаженно.

Сейчас необходимо определится с перечнем вопросов, которые мы могли бы задать на собраний.

Предлагаю каждому пользователю Планеты задач сформулировать свой перечень вопросов и предложении по согласованию дизайн-проектов.

Этот форум это инструмент с помощью которого можно найти решение любых возникающих проблем. 

© Планета задач - все права защищены. Работает на Абрикос 0.5.5.2
info@taskplanet.ru